Rol van de assistente bij herhalingsrecepten

Er zijn veel manieren waarop herhalingsrecepten in de huisartsenpraktijk worden aangenomen. Zo nemen assistentes vaak telefonisch herhalingsrecepten op. De invloed van assistentes op de kwaliteit en veiligheid bij herhalingsreceptuur is echter onbekend. In het Verenigd Koninkrijk is kwalitatief onderzoek gedaan naar herhalingsreceptuur zonder direct arts-patiëntcontact. De vraag was of de organisatie van dit proces de kwaliteit bevordert of belemmert.

Design Vier stedelijke praktijken (6000 tot 12.000 patiënten) met een uiteenlopende praktijkorganisatie meldden zich voor dit onderzoek. Twee onderzoekers observeerden het dagelijks handelen van de medewerkers, onder wie 25 artsen en 56 praktijkassistentes, en bevroegen hen. Zij bekeken ook 28 documenten en andere hulpmiddelen die voor een goede afhandeling van de herhalingsrecepten waren ontwikkeld. Daarbij letten zij op de gebruikte protocollen, op de manier waarop men daarmee moest omgaan en op wat er uiteindelijk gebeurde. De observaties omvatten 395 uur, 4 maanden per praktijk.

Analyse De geanonimiseerde resultaten werden besproken in een team van vier onderzoekers met verschillende achtergronden. Zij probeerden het proces van de herhalingsrecepten goed in kaart te brengen.

Resultaten De organisatie van de praktijken liep uiteen van traditioneel tot modern zakelijk. Alle hadden een receptie en een backoffice. In drie praktijken werden de aanvragen afgehandeld in de (drukke) receptieruimte. Bij de vierde gebeurde dit in een rustiger administratieve ruimte. Alle praktijken hadden een elektronisch patiëntendossier waarmee aanvragen voor herhalingsrecepten semi-automatisch werden afgehandeld. De automatiseringssystemen draaiden vaak bijna op maximumcapaciteit, waardoor ze soms traag werden. Daarom werden ze weleens van het netwerk losgekoppeld. Wanneer een computer vastliep, registreerden de assistentes de herhalingsrecepten soms tijdelijk op papier.

Alle gebruikte protocollen voor herhalingsrecepten (vooral technische instructies) waren toegesneden op administratief personeel. Daarnaast had één praktijk een eigen waarschuwingssysteem voor mogelijke risico’s. De staf kon in alle praktijken goed beschrijven hoe aanvragen voor herhalingsrecepten werden afgehandeld. Toch toonde de werkelijkheid een grotere variatie dan je op basis hiervan zou verwachten. Medewerkers weken nogal eens af van de beschreven routines en van de adviezen van de software; desalniettemin was in alle praktijken goed en veilig voorschrijven het uiteindelijk doel.

Ook de manier waarop herhalingsrecepten moesten worden aangevraagd verschilde nogal. De ene praktijk had een uitgesproken voorkeur voor papieren aanvragen, de andere voor telefonische en een derde voor aanvragen per e-mail. Maar alle praktijken accepteerden ook andere manieren van aanvragen.

Na de aanvraag legden de assistentes de herhalingsrecepten aan de huisarts voor ter autorisatie. Meer dan de helft van die voorschriften voldeed echter niet aan de eisen die de eigen procedures daaraan stelden. Soms stond het aangevraagde recept onder een andere naam in het bestand, soms stond het daar met een andere dosering. In veel gevallen losten de assistentes dat op met een boekje met merknamen en generieke namen of belden zij de patiënten voor opheldering. Vaak gebruikten zij een (gezamenlijk) aantekeningenboekje. Mogelijk over- en ondergebruik van een geneesmiddel (te vroeg of te laat herhalen) kwam wel in beeld, maar daarop werd vaak geen actie ondernomen. Werd een geneesmiddel gestopt, dan werd ook dat niet direct opgemerkt. Deze informatie stond later vaak wel in het patiëntendossier. Soms werden middelen die niet eerder via het herhaalsysteem waren verstrekt (en die dus ook niet als zodanig in een bestand stonden) toch als herhalingsrecept ter autorisatie voorgelegd. Die middelen waren dan doorgaans wel eerder door de huisarts of specialist voorgeschreven. Genoemde procedurele afwijkingen leidden meestal niet tot ongewenste situaties; het leek er meer op dat de assistentes probeerden maatwerk te leveren voor patiënten op basis van de bedoeling van de procedures. Overigens hadden ook huisartsen soms moeite met het volgen van procedures. Zo klikten zij de waarschuwing ‘revisie gewenst’ gemakkelijk weg.

Conclusie Assistentes hebben een belangrijke invloed op herhalingsrecepten. Die invloed is niet vastgelegd. Het goed afhandelen van aanvragen van herhalingsrecepten is meer dan een technisch proces.

Het onderzoek laat zien dat afspraken en protocollen geen garantie zijn voor goede en veilige afhandeling van herhalingsrecepten. De menselijke factor zorgt ervoor dat sommige patiënten buiten het protocol om de juiste medicatie krijgen en tegelijk is dat ook een risico voor verkeerde herhalingsrecepten. De beschreven situatie in het onderzoek verschilt niet van die in veel Nederlandse huisartsenpraktijken. Assistentes spelen bij herhalingsrecepten in veel praktijken een belangrijke rol. Ook al zijn er protocollen voor het afhandelen van herhalingsrecepten, in de praktijk wordt er vaak van het protocol en van meldingen door het HIS afgeweken. Het blijft daarom ook in Nederland een punt van aandacht dat medewerkers en protocollen beide goed functioneren.