Praktijk

Optimale procedure, minimale inspanningen

0 reacties
Gepubliceerd
20 mei 2007

Samenvatting

Tijdens zijn differentiatiestage hield Ditmar te Lintum zich bezig met praktijkmanagement en personeelsbeleid. Omdat in zijn opleidingspraktijk wel functioneringsgesprekken werden gevoerd, maar niet op een gestructureerde wijze, ontwikkelde hij een checklist en een standaardbrief voor de assistentes. Achterliggend doel was het functioneren van de assistentes te verbeteren. Het ontwikkelde protocol en de voorbereidingsbrief voor de assistentes zijn wellicht ook in uw praktijk bruikbaar.

Van de redactie:

In de rubriek Aios doen verslag geeft In de praktijk ruimte aan artsen in opleiding tot specialist huisartsgeneeskunde die willen berichten over het onderzoek of verbeteringsproject dat zij in hun stagepraktijk hebben uitgevoerd. De artikelen worden wel geredigeerd, maar de inhoud ervan blijft geheel het gedachtegoed van de auteur. Soms bereikt een verbeteringsproject niet (meteen) het beoogde doel, maar kunnen toch de opzet en uitvoering goed zijn geweest. Ook dan kan hiervan verslag worden gedaan.

In mijn stagepraktijk werden de functioneringsgesprekken niet schriftelijk aangekondigd. Wel werd de assistentes gevraagd om na te denken over de onderwerpen die aan bod moesten komen. Bij de gesprekken ontbrak een duidelijke agenda. Gemaakte afspraken werden niet schriftelijk vastgelegd, zodat hier in een volgend gesprek niet op kon worden teruggekomen en dus ook niet in de gaten kon worden gehouden of het functioneren van de assistentes verbeterde. Op basis van literatuuronderzoek ontwikkelde ik een protocol dat bij elk functioneringsgesprek kan worden doorlopen. Bij de evaluatie van het proces kunnen knelpunten opnieuw worden geanalyseerd om zodoende het protocol of de procedure te verbeteren. Vervolgens heb ik de functioneringsgesprekken met onze drie assistentes gevoerd aan de hand van het protocol, uiteraard in aanwezigheid van mijn opleider die zijn eigen mening over hun functioneren met de assistentes besprak.

Na de gesprekken bekeek ik of elke stap van het protocol goed was doorlopen en is de procedure met de assistentes en opleider besproken. We zagen de volgende knelpunten:

  • De timing van de gesprekken (december) was niet gelukkig gekozen.*
  • De assistentes zagen toch nog wat onduidelijkheid in de keuzelijst van te bespreken onderwerpen.
  • Tijdens het gesprek liepen de onderwerpen die de assistente en de huisarts inbrachten door elkaar heen; de vraag is echter of dat een probleem is zolang maar alles aan bod komt.
  • De huisarts droeg vrij snel oplossingen aan en liet de assistentes daardoor niet genoeg ruimte.
  • De assistentes leverden de schriftelijke uitwerking van de gemaakte afspraken te laat in.
Aan de hand van deze bevindingen is het protocol aangepast.

Ditmar te Lintum, arts in opleiding tot specialist huisartsgeneeskunde

Protocol functioneringsgesprekken

  • De functioneringsgesprekken worden jaarlijks eind januari/begin februari gehouden.*
  • Een maand tevoren wordt mondeling aankondiging gedaan van het komende gesprek.
  • De huisarts leest de literatuur over dit onderwerp, waaronder dit protocol, nog eens door.
  • De huisarts maakt ongeveer twee weken van tevoren de afspraak voor het gesprek en geeft de assistente een (eventueel gestandaardiseerde) brief waarin opgenomen: het doel van het gesprek, de gang van zaken tijdens het gesprek en een lijst van mogelijke onderwerpen waaruit de assistente zelf gespreksonderwerpen kan kiezen.
  • Het gesprek heeft de volgende opbouw:
      • stel de assistente op haar gemak;
      • licht het doel van het gesprek toe;
      • bespreek de onderwerpen die de assistente wil inbrengen;
      • bespreek de onderwerpen die de huisarts wil inbrengen;
      • denk gezamenlijk na over mogelijke oplossingen en geef vooral de assistente hiervoor voldoende ruimte;
      • zet voorgestelde oplossingen om in concrete afspraken;
      • evalueer het gesprek.
  • Zowel de huisarts als de assistente maken aantekeningen van het gesprek.
  • De assistente legt binnen twee weken de gemaakte afspraken schriftelijk vast. Deze worden gezamenlijk bekeken en – indien akkoord bevonden – door beide partijen ondertekend. De afspraken worden gearchiveerd in het personeelsdossier.
  • Na elke ronde functioneringsgesprekken wordt geëvalueerd of het protocol is gevolgd en of dit eventueel moet worden aangepast.

Als daaraan behoefte is kan (bijvoorbeeld na een halfjaar) een evaluatiegesprek worden gepland om te bekijken of de gemaakte afspraken tot de gewenste resultaten hebben geleid.

Reacties

Er zijn nog geen reacties

Verder lezen